Hey, ich bin Oliver! Ich bin geprüfter Betriebswirt mit Fokus auf Marketing, lebe in Frei­burg, beschäftige mich mit iPad-Produktivität und Energie, fahre Rennrad und Brompton.



#projectipadonly / #bromvoyage

Backup of my (currently) most important data.

Deutsche Version: Backup meiner (aktuell) wichtigsten Daten.

How I made a backup shortcut for texts in iA Writer using x-callback-URLs, a bit of SSH and Launch Center Pro.

How I made a backup shortcut for texts in iA Writer using x-callback-URLs, a bit of SSH and Launch Center Pro.

It is no secret that iA Writer is the writing app of my choice. Currently I use the app even more intensively than I usually do. The app isn’t just the beginning, it is also the setting for a very important project. 📚

Of course, I have to consider possible risks in such a project. One of the biggest risks I have discovered for myself is obviously the technology I use. Although the reliability of my iPad, of the software and of the cloud services that store my data is proven, in this case I prefer to assume the worst case and try to prevent it from happening.

In detail this is about the regular backup of currently two text files (with about 20,000 words each) located in the iA Writer folder on iCloud. In the next several days and weeks more files will be added or both files will increase in size.

The simplest backup method would be to take the two files whenever I wrote something new and copy them into Dropbox. But as a enthusiast of the Shortcuts app this would just be too trivial. I also would regularly forget to copy the files manually.

So I soon started thinking about a backup shortcut. My goal was to get it triggered or executed automatically on a regular basis or to make executing the shortcut as easy as possible for me. Just as I don’t want to copy files from A to B manually, I don’t want to navigate through some menus and make the same selections again and again.

So, how does the solution look like? First I had to get the data I wanted – the text documents. But it doesn’t get easy with the Shortcuts app here. While you can select any file path from Dropbox, iCloud restricts you to use the Shortcuts app directory. I solved the problem with URL commands, which were implemented in the iA writer app only a few months ago.

The paths to the texts are stored in a list at the beginning of the shortcut. If new texts are added, I can simply add their paths here. Using the paths from the list, the Shortcut fetches the texts via an x-callback-URL (Thank you iA!) and packs them into a ZIP file.

The file is named based on the current date and time. It will then be transferred to one of my servers via an SSH command. In the same way, you could also transfer the file to a local NAS server. This would basically be the end of the shortcut. But according to the motto "The more, the better", the ZIP file is also pushed into the dropbox. 🚀

The easiest way to trigger the shortcut is via the app Launcher Center Pro. It is possible to launch the shortcut location-based – for example by leaving the office – or according to a fixed schedule. The app will send a notification and with a tap to confirm the shortcut will be executed.

My most important texts will now be stored locally on the iPad, on iCloud, on Dropbox and on a private server. Now it is less likely to lose date if one instance fails.

Backup meiner (aktuell) wichtigsten Daten.

English Version: Backup of my (currently) most important data.

Wie ich mir einen Backup-Shortcut für Texte aus iA Writer mit x-callback-URLs, ein bisschen SSH und Launch Center Pro gebastelt habe.

Backup-Shortcut für wichtige Texte in iA Writer

Dass iA Writer das Schreibprogramm meiner Wahl ist, ist kein Geheimnis. Aktuell nutze ich die App sogar noch intensiver als dies für gewöhnlich der Fall ist, denn sie ist nicht nur Ausgangspunkt, sondern auch einer der Hauptschauplätze für ein mir sehr, sehr wichtiges Projekt. 📚

Natürlich macht man sich bei so einem Projekt Gedanken um mögliche Risiken. Das größte Risiko, das ich für mich identifiziert habe, liegt klar in der genutzten Technik. Obwohl ich sowohl meinem iPad, der Software mit der ich arbeite und auch den Cloud-Diensten, die meine Daten speichern, in sehr großem Maße vertraue und deren Zuverlässigkeit erprobt ist, gehe ich in diesem Fall lieber vom „Worst Case“ aus und versuche diesen von Beginn an weitestgehend auszuschließen. Wie sagt meine Mama immer so schön: „Man hat schon Pferde kotzen sehen“. 🐴

Konkret geht es damit um das regelmäßige Backup von aktuell zwei Textdateien (mit je etwa 20.000 Wörtern), die in meiner iCloud im Ordner von iA Writer liegen. In den nächsten Tagen und Wochen werden sicherlich weitere Dateien hinzu kommen oder die beiden Dateien weiter an Umfang gewinnen.

Der einfachste Weg wäre es natürlich, wann immer ich etwas geschrieben habe, die beiden Dateien zum Beispiel in eine Dropbox zu kopieren. Aber das wäre mir als Fan der Shortcuts-App nicht nur viel zu trivial, ich würde das händische Kopieren schlicht auch regelmäßig vergessen.

Damit war ich recht schnell bei meinen Überlegungen zu einem Backup-Shortcut angelangt. Ziel war es, dass er regelmäßig automatisch getriggert bzw. ausgeführt wird und dass das Ausführen des Shortcuts für mich mit so wenig wie möglich Aufwand verbunden ist. Denn ebenso wie ich händisch keine Dateien von A nach B kopieren will, möchte ich mich durch irgendwelche Menüs hangeln und eine Auswahl treffen müssen.

Wie sieht nun die Lösung – der Shortcut aus? Zunächst musste ich an die gewünschten Daten – die Text-Dokumente – kommen. Hier macht es einem Shortcuts nicht ganz einfach. Während man in der Dropbox jeden beliebigen Dateipfad ansteuern kann, beschränkt einen die iCloud auf das Shortcuts-Verzeichnis. Doch meine Texte liegen nun mal im Verzeichnis der iA Writer-App. Gelöst habe ich das Problem über URL-Befehle, die erst vor ein paar Monaten in Shortcuts implementiert wurden.

In einer Liste zum Beginn des Shortcuts sind die Pfade zu den Texte hinterlegt. Kommen neue Texte hinzu, kann ich sie hier einfach ergänzen. Anhand der Pfade holt sich der Shortcut über eine x-callback-URL die Texte (Danke iA!) und komprimiert sie in einer ZIP-Datei. Die Datei wird anhand des aktuellen Datums und der Uhrzeit benannt und anschließend via SSH-Befehl auf einen meiner Server übertragen. Auf dem gleichen Weg könnte man die Datei auch auf einen lokalen NAS-Server schieben. Damit wäre der Shortcut prinzipiell auch schon am Ende. 🚀 Doch weil doppelt bekanntlich besser hält, wird die ZIP-Datei auch noch in die Dropbox geschoben.

Der einfachste Weg, diesen Shortcut nun regelmäßig zu triggern, führt über die App Launch Center Pro. Es ist möglich den Shortcut ortsbezogen aufzurufen – zum Beispiel beim Verlassen des Büros – oder nach einem festen Zeitplan. Die App sendet dann eine Benachrichtigung und mit einem Tap zur Bestätigung wird der Shortcut ausgeführt.

Damit liegen meine wichtigsten Texte nun lokal auf dem iPad, in der iCloud, in der Dropbox und auf einem privaten Server. Dass Daten verloren gehen, sollte eine der Instanzen ausfallen, ist damit ein wenig unwahrscheinlicher geworden.

PS: Ich bin noch nicht dazu gekommen, meinen Screenshot-Shortcut auf die neuen iPad Pro-Modelle anzupassen. 😪

Mein aktuelles iPad-Setup.

Daran, dass sich Marcus ein iPad (2018) und den Apple Pencil gekauft hat, bin ich wohl nicht ganz unschuldig. Nun fragte er mich, welche Apps denn auf seinem neuen iPad nicht fehlen dürfen. Ein perfekter Anlass um einmal mein aktuelles iPad-Setup vorzustellen.

Zwei iPads, zwei Home-Screens, ein volles Dock.

Bekanntermaßen bin ich mit zwei iPads unterwegs und die Anwendungsgebiete beider Geräte unterscheiden sich dezent. Dennoch sind die Setups beider iPads komplett, bis hin zum Hintergrundbild, identisch. Alles andere verwirrt mich. Ich habe es getestet. ☝️

Fast alle installierten Apps sind im Dock bzw. in zwei Ordnern im Dock untergebracht. Daher mag mein Dock vor allem auf dem kleinen iPad überladen erscheinen. Doch vor dem Hintergrund des Multitaskings, welches ich vor allem auf dem großen iPad Pro häufig nutze, ist diese Anordnung die einzig sinnvolle. Denn um zwei Apps in den Split-Screen- bzw. Multitasking-Modus zu bringen, ist das Dock unumgänglich. Eine App, die auf dem Homescreen liegt, kann nie als zweite App aktiviert werden. Deshalb liegen alle essentiellen Apps im Dock. Ein Ordner enthält die Apps aus den Bereichen Text, Coding, Web und Office. Der andere die Apps aus dem Bereich Foto, Grafik, Zeichnen, Video und Audio. Auf dem ersten Homescreen parke ich meist einige wenige Apps mit denen ich gerade herum probiere oder die noch keinen festen Platz gefunden haben. Auf dem Zweiten befindet sich die Unterhaltungsabteilung – von Spotify bis Netflix – und ein Ordner mit den Resten. Also die Apps, die ich wenn überhaupt einmal im Monat nutze.

Apps im Detail.

Gehen wir die Apps mal der Reihe nach durch und beginnen im Dock:

Safari – Alternativen gibt es genug. Doch ich vermisse nichts an Apples Standard-Browser und liebe es, alle offenen Tabs von all meinen Geräten einsehen zu können.

Spark – Die Mail-App meiner Wahl. Apples Mail-App kann zu wenig und Airmail zu viel. Daher ist Spark der perfekte Mittelweg. Außerdem zuverlässig und schnell.

Calendars – Nach Spark bereits die zweite App aus dem Hause Readdle und ebenso zuverlässig. Das beste an dieser App ist jedoch die Eingabe von Ereignissen in natürlicher Sprache. Statt unzähligen Angaben tippt man einfach: „Übermorgen 18 Uhr Abendessen mit dem Liebsten“.

OmniFocus – Wie ich auf diesen Task-Manager so viele Jahre verzichten konnte, ist mir ein Rätsel. Vom Einkaufszettel bis zum Großprojekt landet inzwischen alles in OmniFocus und wird irgendwann erledigt.

Notes-App – In der Notes-App sammle ich einfach alles – handschriftlich oder getippt. Hier beginnen Blogposts mit losen Stichworten oder einem Link, hier parke ich eine Liste mit allen Hashtags die unter jedem Post meines Brom Voyage-Accounts eingefügt werden, hier dokumentiere ich Aufträge oder führe Geschenke-Listen für Geburtstage und Weihnachten.

DEVONthink To Go – Mein digitales Gehirn! Seitdem ich die App nutze, suche ich nicht mehr, ich find. Und zwar jedes „gescannte“ PDF-Dokument, jedes Webarchiv, jede Notiz – egal ob Rezept von Omas Apfelkuchen oder Personalbogen für die VHS-Dozententätigkeit. Alles ist perfekt durchsuchbar und kann nach den eigenen Anforderungen in Datenbanken strukturiert werden. Und im Gegensatz zu Evernote bekommt man seine Daten auch wieder in einem zumutbaren Format heraus bzw. kann mit anderen Apps auf seine Dokumente zugreifen.

Documents – Viele lokal gespeicherte Dokumente gibt es auf meinem iPad nicht. Wenn doch, dann stehen sie in einem cloud-synchronisierten Ordner in Documents. Außerdem ist die App in vielerlei Hinsicht die bessere Files-App mit ZIP-Funktion, FTP-Zugang unf Vorschaufunktion für fast jedes Format.

Files-App – Der Finder oder Explorer am iPad dient mir hauptsächlich als Schnittstelle zwischen den Cloud-Diensten und File-Providern.

Ordner 1 – Text, Coding, Web und Office:

iA Writer – Die perfekte, minimalistische Schreib-App, die außerdem Markdown unterstützt.

Coda – Das Coding-Tool meiner Wahl am iPad mit SSH-Terminal und FTP-Zugang.

Textor – Ein einfacher Texteditor. Manchmal äußerst nützlich.

Kodex – Ebenfalls eine Coding-App, die ich allerdings bisher kaum getestet habe, doch kaum gegen Coda ankommen wird. Eigentlich gehört sie noch auf den Homescreen-Parkplatz.

OmniOutliner – Wer, wie ich, mit MindMapping nicht so viel anfangen kann, sollte es mal mit der Outlining-Technik versuchen. OmniOutliner hilft dabei die Gedanken in die richtige Reihenfolge zu bringen.

PDF Expert – PDF-Dokumente kommentieren, korrigieren und bearbeiten oder einfach nur verwalten. All das passiert in PDF Expert. Außerdem überzeugt die App mit einer angenehmen Ink-Engine beim handschriftlichen kommentieren.

PDF Converter – Diese App macht, egal was es ist, ein PDF draus.

Scanner Pro – Der Dokumenten-Scanner meiner Wahl. Schnell und leicht zu bedienen, mit überzeugender Scan-Qualität und OCR-Funktion.

GoodNotes – Meiner Meinung nach die beste App für handgeschriebene Notizen, allein schon aufgrund der phantastischen Ink-Engine. Einziges Manko: Die Titel der eigenen Notizbücher können nichts mit Emojis anfangen.

Pages – Beim Schreiben meiner Betriebswirt-Abschlussarbeit habe ich Pages lieben gelernt. So viel besser als Word.

Numbers – Nicht so leistungsstark wie Excel, dafür sehen Tabellen oder Diagramme sehr viel schneller nach etwas aus.

Keynote – Das Nonplusultra in Sachen Präsentationen.

OpenTerm – Ein Terminal für das iPad! Zwar eher eine Spielerei mit sehr beschränkter Funktionalität, aber ich denke dass aus dieser App noch was großes werden kann. Gerade wurde Version 2 mit einer Scripting-Funktion veröffentlicht.

View Source – Eine App die den Quelltext von Websites anzeigt, mehr nicht.

Web Tools – Diese App zeigt nicht nur Quelltext, sondern kann auch die Größe das Browserfensters anpassen!

Ordner 2 – Foto, Grafik, Zeichnen, Video und Audio:

Fotos-App – Die Fotos-App eben. 🤷‍♂️

Google Fotos – Die Cloud für meine iPhone-Schnappschüsse.

VSCO – Fast alle Smartphone-Fotos laufen hier einmal durch. Falls doch mal eine Bearbeitung ein größeres Display benötigt, gibts die App auch auf dem iPad.

Kamera-App – Bitte recht freundlich!

Adobe Photoshop Sketch – Ein nettes Zeichentool für Pixel-Bilder, reicht funktional nicht an Procreate heran, ist dafür wesentlich einfacher zu bedienen.

Adobe Illustrator Draw – Noch ein Zeichentool, allerdings für Vektor-Zeichnungen und mit sehr fein justierbaren Pinselspitzen.

Vectornator – Ein kleiner, sehr durchdachter Illustrator für das iPad mit sehr großem Funktionsumfang.

Affinity Photo – Wer braucht schon Photoshop!

Procreate – Die definitiv beste Zeichen-App für das iPad mit unfassbaren Funktionen. Nur leider nutze ich die App viel zu selten.

iMovie – Da ich kaum etwas mit Videos mache, ist die App eigentlich nur zum gelegentlichen komprimieren einiger Videodateien installiert.

Ferrite – Ein Tool zum Aufnehmen, Schneiden und Bearbeiten von Audiodateien. Hiermit möchte ich früher oder später einen Podcast aufnehmen.

Gladys – Gladys hat erst vor ein paar Tagen Workshelf als „Visual Clipboard“ abgelöst. Grund war der iCloud-Sync den ich in Workshelf lange Zeit vermisst habe.

Einstellungen-App – Die Schaltzentrale, die immer schnell erreichbar sein muss.

Auf dem ersten Homescreen parke ich aktuell:

Pythonista 3 – Die App bietet eine komplette Python™-Entwicklungsumgebung. Nur wirklich beschäftigt habe ich mit ihr noch nicht.

Workflow – Meine derzeitige Lieblings-App und zugleich ein phantastisches Stück Software! Workflow ist quasi eine visuelle Entwicklungsumgebung mit der sich unzählige Abläufe in iOS und beim Zusammenspiel diverser Apps automatisieren lassen. Die Workflows lassen sich entweder aus der App heraus oder mit Daten gefüttert aus dem Share-Sheet starten. ZuVerfassen dieses Blogposts habe ich mir zum Beispiel einen kleinen Workflow gebastelt, über den ich sämtliche Links zum Appstore erstellt habe.

Appstore – Der Appstore eben.

narwhal – Ein reddit-Client.

YouTube – Für den Casey-Fan. 😎

Und auf dem zweiten zweiten Homescreen befinden sich:

Spotify, Netflix, Prime Video und taz-App.

Reste-Ordner

Zu Nachrichten, Facetime, Kontakte, Uhr und iPhone-Suche muss ich wohl nichts sagen, daher weiter mit …

Dropbox – Eigentlich nutze ich die App kaum. Sie ist nur gelegentlich für eine Zugriffsfreigabe durch andere Apps von Nöten.

1Blocker – Zuverlässiger Werbeblocker für Safari.

GoogleMaps – Ich werde einfach nicht warm mit Apple Maps.

Skype – Falls die Schwester mal wieder in Südamerika ist.

Was darf auf keinem iPad fehlen?

Das waren nun eine ganze Menge Apps, doch nicht jeder wird eine solche App-Vielfalt benötigen oder nutzen wollen wie ich. Auch wird so mancher mit den Standard-Apps von Apple für Mail, Kalender und Erinnerungen sehr gut bedient sein.

Für essentiell halte ich neben Safari, Notes- und Files-App vor allem die Readdle-Apps Spark, Documents und PDF-Expert. Wer häufig Texte verfasst, dem sei nochmal iA Writer ans Herz gelegt, wer das iPad als digitalen Notizblock nutzen will, sollte sich mit GoodNotes auseinandersetzen. Und natürlich die Workflow-App, die wirklich jedem einen gewissen Mehrwert bieten sollte.


Wie ich diverse Apps miteinander „verknüpfe“, wie ich meine Notizen und ToDos strukturiert habe und welche Abläufe ich nach und nach automatisiert habe – damit werde ich mich in den nächsten Tagen einmal in einem gesonderten Post beschäftigen.

Ablenkungsfreies Schreiben.

Ein iA-Writer-Markdown-Emoji-WordPress-UIkit-Workflow.

iA Writer ist – aufgrund seiner wunderbar klaren Umgebung – seit vielen Jahren das Schreib­programm meiner Wahl. Fast alles, das über die Länge eines Tweets hinaus geht, verfasse ich damit. Vor allem meine Blogposts. Diese müssen jedoch, nachdem sie mittels Markdown vorformatiert wurden, noch in das Contentmanagementsystem meiner Wahl (WordPress) transportiert werden. Und hier liegt das Problem.

Regulär könnte ich die Übertragung auf drei Wegen tun: Entweder die Markdown-Formatierung ignorieren, den blanken Text kopieren, in WordPress einfügen und neu formatieren. Oder als Word-Dokument exportieren, aus Word den Rich Text kopieren, den Müll der dabei heraus kommt in WordPress einfügen und neu formatieren. Die dritte Möglichkeit ist ein HTML-Export aus iA Writer, der zwar die bestmögliche Ausgangssituation in Sachen Formatierung bietet, jedoch auch zahlreiche HTML-Tags mit kopiert, die ich wiederum händisch entfernen muss.

Am Ende aller drei Varianten steht damit immer manuelles nachbessern, weil einerseits kein Export bietet was ich konkret benötige und weil ich meine Blogposts gern noch mit dem einen oder anderen Icon aufhübsche, welche das Framework UIkit 2 zur Verfügung stellt. Dazu habe ich in meinen Texten bisher mit Emojis gearbeitet und diese dann später mit den entsprechenden HTML-Tags für die UIkit-Icons ersetzt.

Um das Bloggen nun etwas produktiver gestalten zu können und das Hauptaugenmerk auf den Texten und nicht auf der Nachbearbeitung behalten zu können, habe ich mir einen kleinen Workflow gebastelt, der alle Probleme auf einfache aber effektive Art löst und das lästige nachformatieren auf ein Minimum reduziert.

Nachdem ein Text nun fertig geschrieben ist, genügt ein Tap auf das Workflow-Share Extension und nach dem Ablauf des Workflows landet eine fertig formatierte Version in der Zwischenablage, die nur noch in WordPress eingefügt werden muss. ?

Hier könnt ihr euch meinen Workflow anschauen und beliebig anpassen. Der Einfachheit halber ist in dieser Basisversion nur eine Emoji-Replace-Regel hinterlegt, die aus diesem Emoji ▶️ diesen Pfeil macht. Am Anfang des Workflows ist ein kleiner Umweg über eine Dropbox oder einen anderen File Provider notwendig, um die generierte HTML-Datei als temporäre Text-Datei bearbeiten zu können.

Filemanagement mit iOS

Von alten Gewohnheiten, großen Unterschieden und neuen Perspektiven.

People shouldn’t need to think about the file system while creating, viewing, and manipulating files. If your app works with files, downplay file handling as much as possible.

Das Zitat verdeutlicht es – Filemanagement unter iOS ist anders als alles was wir bisher von macOS, Windows oder auch Linux kannten. Es gibt keinen Finder oder Explorer, mit dem wir uns frei im Dateisystem bewegen können. In unseren bekannten Dateiorganisationsmustern zu denken, bringt uns unter iOS nicht weiter. Zumindest auf den lokalen Speicher des iPads bezogen. Gleiches gilt für das innerliche Auflehnen gegen die Limitierungen des Dateisystems. Auf die Filemanagement-Philosophie hinter iOS muss man sich einlassen. Punkt. Das mag den Einstieg nicht unbedingt leicht machen und gelegentlich wird diese Philosophie auch zur Herausforderung. Für uns professionelle Anwender, die sich unbedingt Gedanken um die Organisation ihrer Dateien machen wollen und die für eine produktive Arbeitsweise gewisse Funktionalitäten benötigen, hat Apple jedoch seit iOS 8 schon einiges getan.

Von bisherigen Dateiverwaltungsgewohnheiten mit Terabyte-großen Datenansammlungen und zusätzlichen Backups auf externen Festplatten gilt es, sich als iPad-Benutzer zu verabschieden. Mit dem Gedanken, seine Dateien einem Cloud-Dienst anzuvertrauen, sollte man sich dagegen anfreunden können. Denn um die Kontrolle über seine Dateien nicht zu verlieren und wie gewohnt Daten synchronisieren und sichern zu können, führt an der Cloud praktisch kein Weg vorbei.

Filesystem? Ich verstehe nur Bahnhof.

Schaffen wir erstmal ein paar Grundlagen. Ich bin kein Informatiker. Ich kann noch nicht mal richtig programmieren. Nichtsdestotrotz versuche ich kurz zu erklären, worin die wesentlichen Unterschiede beim Filemanagement zwischen iOS und macOS (oder auch Windows) bestehen. Ganz bewusst außer acht lasse ich dabei zunächst die jüngsten Entwicklungen, die das Filemanagement unter iOS wesentlich verändert haben.

Beginnen wir mit macOS (oder Windows, dort ist es nicht anders):

… both users and software have access to the file system. Users access the file system directly through the Finder… Apps access the file system using the system interfaces, which show the complete file system precisely as it appears on disk.

Das bedeutet, dass Benutzer und Software die gleichen Rechte haben, um auf das Dateisystem zuzugreifen und dieses zu verändern. An beliebiger Stelle des lokalen Speichers können Ordner und Unterordner angelegt werden. Darin können Dateien unterschiedlichster Typen ablegt und mit der App (dem Programm) der Wahl aufgerufen und verändert werden.

Im Kontrast dazu steht nun iOS:

To keep the system simple, users of iOS devices do not have direct access to the file system and apps are expected to follow this convention… For security purposes, an iOS app’s interactions with the file system are limited to the directories inside the app’s sandbox directory.

Auch in Ermangelung einer App wie dem Finder oder dem Explorer ist es uns Benutzern, wie bereits Eingangs erwähnt, nicht möglich auf das komplette Dateisystem zuzugreifen. Den installierten Apps ergeht es ähnlich. Änderungen dürfen sie nur innerhalb des eigenen Verzeichnisses vornehmen. Die Dateien liegen im jeweiligen Ordner der App mit der sie erstellt oder geöffnet wurden. Das Verschieben einer Datei von der einen zur anderen App ist ebenso wenig vorgesehen, wie der Zugriff mit einer App auf das Verzeichnis einer anderen. Die einzige Ausnahme bildet dabei der Bilder-Ordner, auf den wir verschiedenste Apps zugreifen lassen können.

Seit iOS 8 gibt es jedoch eine Möglichkeit, die das Filemanagement unter iOS geradezu revolutioniert hat. Also fast. Naja, sagen wir es wurde einiges besser.

Document Provider und Document Picker

Mit der Erweiterung Document Provider stellt Apple seit iOS 8 eine Möglichkeit zur Verfügung mit Apps, die diese Erweiterung implementiert haben, auf Dateien in der Cloud oder auf lokal gespeicherte Dateien in anderen Apps zuzugreifen. Ganz konkret bietet die Benutzeroberfläche der Erweiterung, der Document Picker, bis zu vier Möglichkeiten an: Dateien importieren, exportieren, öffnen oder verschieben.

Use the import and export operations to copy files into or out of your app’s sandbox.
The open and move operations provide access to files outside your app’s sandbox. These operations let users modify the documents in-place, enabling a much deeper level of sharing between apps. This approach gives users a great amount of flexibility when it comes to working with their documents. For example, it lets users create a complex workflow, where a single document is processed using multiple apps.

Das bedeutet, dass man nun auch Dateien an Ort und Stelle, wie von MacOS oder Windows gewohnt, bearbeiten kann. Also theoretisch. Denn praktisch ist es oft komplizierter. Um die vier Aktionen ausführen zu können, müssen sowohl die App mit der man arbeiten möchte (z.B. PDF Expert), als auch die App die als Document Provider agiert (z.B. Dropbox), die Aktionen implementiert haben und zulassen. Da haben wir das Dilemma. Denn Dropbox nutzt zwar zum Import und Export von Dokumenten in oder aus der Cloud den Document Picker. Dropbox stellt aber die in der Cloud gespeicherten Daten nicht allen Apps als Document Provider zur Verfügung. Wenn ich also ein PDF aus meiner Dropbox bearbeiten möchte, müsste ich mir noch immer eine lokale Kopie erstellen und diese manuell zurück in die Dropbox schieben.

Eine App-Kombination, mit der mein PDF-Workflow übrigens ganz wunderbar funktioniert, ist PDF Expert und Google Drive. PDFs lassen sich einfach über den Document Picker auswählen, in PDF Expert bearbeiten und werden automatisch zurückgespeichert.

Eine Eigenschaft des Document Pickers die mich wirklich nervt und bei der ich auf baldige Abhilfe seitens Apple hoffe, ist die Beschränkung auf nur eine einzige Datei. Möchte ich drei PDF-Dateien an eine Mail anhängen, muss ich drei mal den Document Picker bemühen und drei mal den kompletten Pfad zur Datei gehen, weil sich der entsprechende Document Provider auch nicht merkt, in welchem Ordner ich gerade war.

Ab in die Cloud

Ich hatte es eingangs schon kurz erwähnt. Wer ernsthaft und produktiv mit dem iPad arbeiten möchte, sollte mit seinen Dateien in die Cloud ziehen. Alle Dateien wie Fotos, PDFs, Word- oder Excel-Dokumente lokal auf dem iPad abzulegen, ist zwar möglich, es ergibt jedoch nur in begrenztem Maße Sinn.

Die einzige Möglichkeit, um die auf die Organisation seiner Daten in gewohnter Weise Einfluss zu nehmen, ist sich einem Cloud-Dienst anzuvertrauen. Doch auch hier sollte man wachsam sein. Bis ich etwas tiefer in mein #projectipadonly eingetaucht bin, habe ich OneDrive (1 TB) für die ausschließlich von mir genutzten Daten und Dropbox (15 GB) für Kollaborationen genutzt. Beide Dienste bzw. deren Apps und wiederum deren Integration in iOS, haben sich nun für den reinen iPad-Workflow als nicht optimale Lösung herausgestellt.


Der Document-Picker zum Dateiupload von Dropbox und OneDrive im Vergleich. Dropbox greift auf alle Document Provider zu. OneDrive dagegen nur auf die Bilder und die Microsoft-Apps.

Inzwischen überlege ich mit all meinen Daten in die iCloud oder zu Google Drive umzuziehen. Kein Dienst ist besser im System integriert als die iCloud. Jedoch bin ich kein großer Fan der iCloud Drive-App und die von den Apps angelegten Ordner sind auch in der iCloud von einander isoliert. Mit Word eine Text-Datei aus iA Writer öffnen geht also nicht. Am Google Drive stört neben dem Material Design, das einfach nicht in iOS passt, vor allem der extra Fingertipp den es grundsätzlich benötigt, um das Google-Konto auszuwählen.

Documents – der kleine Finder-/Explorer für das iPad

Paul Ciano beschreibt Documents als Schweizer Taschenmesser für das iOS Filemangement. Und hat damit vollkommen recht. Die App ist Dokumentenbetrachter, Downloadmanager, FTP-Client, Cloud-Client, Mediaplayer und Dateimanager in einem. Kurz: Die beste Alternative zum Finder/Explorer die man unter iOS finden kann und noch viel mehr.

Würde man seine Daten alle lokal auf dem iPad sammeln und nicht in Datei-Duplikaten in den verschiedenen Apps ersticken wollen, Documents wäre die beste Lösung dafür, denn die App agiert auch als Document Provider für andere Apps. Außerdem kann man Ordner automatisiert mit der Cloud synchronisieren lassen.

Dateien lassen sich wie gewohnt in Ordnern und Unterordnern verwalten, kopieren, umbenennen und sogar innerhalb der App per Drag and Drop verschieben. Mit dem integrierten Browser können beliebige Dateien aus dem Internet heruntergeladen werden (eine Funktion die man in Safari schmerzlich vermisst). Darüber hinaus bietet Documents Schnittstellen zu allen bekannten Cloud-Diensten und auch FTP-Verbindungen.

Ich nutze Documents am häufigsten als Desktop-Ersatz zur kurzen Zwischenablage und als Download-Sammlung. Dokumente, die ich geliefert bekomme oder an denen ich gerade arbeite, die aber noch keinen endgültigen Bestimmungsort haben, lagen meist einfach auf dem Desktop. Nun speichere ich sie in Documents, das spart unterwegs auch die mobile Datenverbindung, und schiebe sie später in den entsprechenden Ordner in der Cloud.

Ein etwas steiniger, aber begehbarer Weg

Verglichen mit macOS oder Windows steckt das Filemanagement unter iOS noch in den Kinderschuhen. Das auf Einfachheit und Sicherheit ausgelegte iOS mit den Ansprüchen von professionellen Anwendern in Einklang zu bringen ist sicher auch keine einfache Aufgabe. Doch Apple hat diesen Weg mit seiner iPad Pro-Serie selbst eingeschlagen und muss nun liefern und nachbessern. Meiner Meinung nach besteht aktuell auch noch großer Nachholbedarf bei vielen App-Entwicklern. Viele gehen andere (Um)Wege und nutzen nicht die iOS-eigene Erweiterung. Daher sollte Apple die Integration des Document Provider und Document Picker, vor allem im professionellen App-Bereich und bei den Cloud-Diensten forcieren, um für Kohärenz zu sorgen.

Nichtsdestotrotz lässt es sich mit dem iPad produktiv arbeiten. Selbstverständlich vorausgesetzt die Funktionalitäten von iOS und die benötigten Apps harmonieren mit den persönlichen Workflows und Bedürfnissen. Wer eine macOS- oder Windows-ähnliche Arbeitsweise erwartet, der wird mit iOS nicht glücklich werden. Auch wenn ich mir ziemlich sicher bin, das Apple bald auf die Wünsche seiner User eingehen wird. Funktionen wie Drag and Drop im Split View Modus, das Auswählen mehrerer Dateien mit dem Document Picker, eine Zwischenablage für Dateien oder die Freigabe aller Ordner im iCloud Drive werden sicher bald in iOS auftauchen. Apps wie Documents oder Workflow sorgen heute schon für adäquate Lösungen des einen oder anderen Problems.

Eine Ansammlung von Gedanken und Erfahrungen aus dem #projectipadonly.

Seit zwei Wochen steht das Macbook fast unberührt im Regal (einzig für einen kleinen freiberuflichen Auftrag musste es aktiviert werden). Das iPad ist immer in meiner Nähe und hat schon einiges verändert. Meist kommt es morgens im Zug erstmalig zum Einsatz wenn ich die Digitalausgabe der taz überfliege. So fühle ich mich erstmal ausreichend informiert und verbringe über den Tag weniger Zeit auf Spiegel-Online & Co.

Im Büro angekommen ergänzt das iPad nun den Schreibtisch. Nicht nur weil die Firmenwebsite kürzlich ein responsives Design bekommen hat und ich häufig das Layout getestet habe. Auch weil sich eine WhatsApp-Nachricht oder eine Notiz in Evernote einfach schneller über die Bluetooth-Tastatur tippen lassen. Das iPad hat hier also schon Aufgaben vom iPhone übernommen.

Auf der Heimfahrt ist meist genügend Zeit für den privaten Mailverkehr. Hier überlege ich, wie auch am Mac, auf Airmail umzusteigen. Für die kurze Mail zwischendurch war Apples Mail-App bisher ganz brauchbar, doch wenn fast der gesamte Mailverkehr darüber läuft, vermisse ich individuelle Labels oder verschiedene Signaturen.

Wenig später in der IHK, bei der Weiterbildung zum Betriebswirt, die ich an zwei Abenden je Woche besuche, nutze ich nun PDF Expert für meine digitalisierten Skripte und Notizen in selbigen. Alle weiteren Notizen und Erinnerungen wandern direkt in Evernote. Auch ein Tafelbild lässt sich über die integrierte Scanfunktion einfach festhalten.

An meinem freien Tag saß ich mit dem iPad im Jos Fritz Café. Bei Tee, leckerem Nudelauflauf, Kaffee und in angenehmer Umgebung entstand dieses minimalistische Blog-Layout. Mit Coda, direkt auf dem Server und dank guter 4G-Verbindung.

Seit beginn meines Selbstversuchs schreibe ich wieder vermehrt mit iA Writer und zunehmend in Klartext/Markdown. Generell stelle ich fest, dass ich fokussierter arbeite. Das mag am Vollbildmodus liegen oder daran, dass der Wechsel zwischen den Apps mehr Zeit kostet als am Mac und damit überlegter stattfindet. Im Vollbildmodus zur arbeiten konnte ich mir am Mac nicht so recht angewöhnen und so waren Airmail, Twitter oder Spotify wunderbare Möglichkeiten sich von der eigentlichen Arbeit abzulenken. Die beiden letztgenannten habe ich nun am Macbook deinstalliert.

Shortcuts-Roundup

Die Nerdwelt – oder vielleicht auch nur meine kleine Filterblase – spricht gefühlt nur noch von (Siri-)Shortcuts und fördert dabei immer wieder erfreuliche Details zum Workflow-Nachfolger zu Tage. Ich bin, um es mal vorsichtig auszudrücken, verdammt aufgeregt! ?

Frederico Viticci hat dieser Tage einen sehr ausführlichen Artikel bei MacStories veröffentlicht, in dem er alles zusammenfasst, was er bei der WWDC aufgeschnappt hat. Er beleuchtet die Wege, die App-Entwickler gehen können, um für Shortcuts gerüstet zu sein. Er bestätigt, dass sich an der gewohnten Möglichkeiten der Workflow-Handhabung erhalten bleiben und stellt in Aussicht, dass Apple Kompatibilität für bestehende Workflows anstrebt. ?

The Shortcuts app, announced at WWDC last week, is the new version of Workflow. The app will not be part of iOS 12 itself; instead, it’ll be available on the App Store. In conversations I had last week, it appears that Apple’s goal is to offer full compatibility with existing workflows previously created in the Workflow app. My understanding is that Apple is very much aware of the fact that a sizable portion of the pro/prosumer community relies on Workflow to enhance their iOS experience in key ways; they don’t want to change that relationship for the worse. Very little if nothing should break in the transition to the Shortcuts app; in fact, I’m optimistic about the prospect of retaining all the actions from the original Workflow plus new ones created specifically for Shortcuts.

Vertieft wird der Artikel nochmal in der aktuellen Folge von Connected. Dort wird auch eine namentliche Trennung diskutiert, der ich mich hier anschließen werde. Als Shortcuts bezeichne auch ich die komplexeren „Workflows“ aus der künftigen Shortcuts-App. Siri-Shortcuts hingegen sind die vom System vorgeschlagenen „Workflows“, die bereits jetzt in der iOS 12-Beta enthalten sind und auf dem Nutzerverhalten basieren.

Auch in der Aktuellen Ausgabe des Vector-Podcasts von Rene Ritchie gibt es allerhand spannende Einblicke zum Thema Shortcuts. Ritchie spricht mit einem ehemaligen Mitglied des Workflow-Teams Matthew Cassinelli und thematisiert auch welchen Bedeutung die sprachgestützte bzw. sprachaktivierte Automatisierung haben könnte. Denn Apple ist hier gerade dabei unsere bisherige Smartphone- und Tablet-Handhabung auf das nächste Level zu heben

Ach, und weil es hier theamtisch gerade irgendwie ganz gut reinpasst: Mit der iOS 12-Beta kann ich meinen wunderbaren iA-Writer-Markdown-Emoji-WordPress-UIkit-Workflow derzeit in die Tonne klopfen. Ein Hoch auf das Zweit-iPad! ?

Three big questions about Apple’s new iPad announcements →

Yesterday I was sitting with a couple notable Apple writers and they were taken aback with the device I was writing my article with—a 12.9-inch iPad with the Brydge keyboard. I’ll grant you, at first glance it’s easy to get confused about what device I’m using. It looks like a MacBook Pro, but it’s not. It’s an iPad and a clip-on Bluetooth keyboard.

But once they realized I was working on my iPad, the larger issue was that they both didn’t really understand why. And I realized, this is an interesting area where the Apple world—which is often viewed as monolithic from the outside—is actually segmented in a few interesting ways. Those of us who work on the iPad are a loud, passionate group—but there are many people who would just prefer to use a MacBook. I don’t think these positions are necessarily in opposition—not every Apple product is for every person, and that’s fine. But it was an interesting reminder that even among my peer group, there are plenty of people for whom the progression of the iPad as a productivity device is an interesting story, but not one with any personal impact.

Interessant, dass selbst im Kern der Apple-Blase das iPad als Arbeitsmaschine noch nicht ernst genommen wird. Ich bin gespannt ob iOS 11 daran etwas ändern wird. Mein Fazit aus der WWDC-Keynote ist jedenfalls, dass Apple an seiner Vision vom iPad als Computer der Zukunft und als Computer für Jedermann festhält. Und dies ist, was für mich als iPad-Enthusiast zählt.

Diese Website wird mit 💙 und WordPress betrieben. Gecodet – auf Basis von UIkit – und getextet wird mit einem iPad. Impressum und Datenschutz. 🏳️‍🌈

Hey, ich bin Oliver! Ich bin geprüfter Betriebswirt mit Fokus auf Marketing, lebe in Frei­burg, beschäftige mich mit iPad-Produktivität und Energie, fahre Rennrad und Brompton.



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