Hey, ich bin Oliver! Ich habe irgendwas mit Medien gelernt, lebe in Frei­burg, beschäftige mich beruflich mit Energie, fahre Rennrad und Brompton.



#projectipadonly / #bromvoyage

Airtable + Workflow = 💙

Vor einigen Wochen habe ich Airtable wiederentdeckt. Airtable ist ein Onlineservice der Datenbank und Tabellenkalkulation auf einzigartige Weise verbindet, gute Apps für iPad und iPhone bereitstellt und mit vielen nützlichen wie intuitiven Funktionen aufwartet. Der Einstieg wurde mir diesmal außerdem von den zahlreichen Templates erleichtert die Airtable mitbringt. Für praktisch jeden Anwendungszweck – ob Datenbank zur Reiseplanung, Ausgaben-Tracker, Rezepte-Sammlung oder Mini-Customer Relationship Managament (CMR) – gibt es eine Vorlage. Man kommt quasi zwangsläufig auf Ideen, wie man das Tool für sich verwenden kann.

Meine erste Idee war ein Literatur- bzw. Quellenverzeichnis. Ein solches habe ich beim Schreiben meiner Projektarbeit für den Betriebswirt schmerzlich vermisst. Denn nachdem man zehn energiewirtschaftliche Studien und diverse betriebswirtschaftliche Werke gelesen hat, verliert man dezent den Überblick bzw. es kostet unnötige Energie alle Verbindungen im Kopf zu behalten. So soll es mir bei meinem Buch-Projekt nicht ergehen. Doch wirklich brauchbare Apps – die einem die Arbeit auf diesem Gebiet erleichtern – gibt es für iOS nicht. Eine praktikable und einfache Lösung ist daher Airtable.

Das Anlegen einer neuen Datenbank ist kinderleicht. Insgesamt habe ich für mein Literaturverzeichnis 13 Felder definiert: Autor (oder Herausgeber), Titel der Publikation, Untertitel, Medium (Buch, Website, Studie oder Artikel), Seitenzahl, Herausgabejahr, Verlagssitz, Verlagsname, Zeitschriftenname, Link, Abrufdatum des Links, Zitat und Notizen. 💁‍♂️ Zack, fertig – Literatur-Datenbank!

Literaturverzeichnis-Datenbank in Airtable auf dem iPad

Gebe ich nun einen neuen Datensatz ein, öffnet sich eine schicke Eingabemaske und führt mich durch alle Felder. Die Eingaben – zum Beispiel das Erscheinungsjahr oder das Abrufdatum einer Website – werden anhand der Feld-Vorgaben sauber formatiert. Die Auswahl des Quellen-Mediums erfolgt eindeutig über ein Selektionsfeld. Die Datenbank ist durchsuchbar und ich kann die Darstellung nach meinen Wünschen anpassen. Auch Freigaben und Kollaboration sind möglich. Der Änderungsverlauf für jeden Datensatz beträgt in der kostenlosen Airtable-Version zwei Wochen.

Nun heißt dieser Blogpost jedoch nicht umsonst „Airtable + Workflow = 💙“. Denn in meinem Fall ist die Literatur-Datenbank in Airtable zwar eine phantastische Basis, doch auch nur die halbe Miete. Denn mein Ziel ist es am Ende einer Projektarbeit, eines Artikels oder eines Buches möglichst wenig Arbeit mit dem Literaturverzeichnis zu haben. Ich möchte auf ein Knöpfchen drücken und das Verzeichnis soll alphabetisch sortiert und fertig in Markdown formatiert ausgegeben werden. Dazu benötige ich Workflow (bzw. künftig Shortcuts) – die Automatisierungsallzweckwaffe unter iOS.

An dieser Stelle möchte ich erwähnen, dass ich kein Programmierer bin. Das zeigt sich immer deutlich, wenn ich mit JavaScript oder PHP in Verbindung komme. Ich habe ein solides Grundverständnis für Hard- und Software, komme auch in einer UNIX-Shell einigermaßen zurecht, kann Websites in HTML und CSS schreiben und auch ein Content-Management-System problemlos integrieren oder mir ein jQuery-Script zurecht basteln. Aber wann immer ich versucht habe, mich einer Script- oder Programmiersprache wie JavaScript, PHP, Python oder was auch immer von Grund auf zu nähern, bin ich (bisher) gescheitert. Wer sich nun fragt, was dies hier zu Sache tut – hier ist die Antwort: Das alles ist der Grund, warum ich Workflow so liebe und warum ich überaus begeistert – geradezu entzückt! – bin, dass Apple den Weg mit Shortcuts weiter geht. Denn mit Workflow lassen sich komplexe Abfragen oder Abläufe visuell aufbauen und lösen. Und das ist mein Ding!

Zurück zum Thema und zum einzigen kleinen Manko an Airtable: Alle Tabellen bzw. Datenbanken befinden sich in einem mehr oder weniger geschlossenen System. Zwar gibt es auf der Website eine Exportfunktion für Tabellen im CSV-Format, doch unter iOS steht nicht einmal das Share Sheet zur Verfügung. Dafür gibt es eine leicht zugängige und wirklich verständlich dokumentierte API, die auf jede Tabelle oder Datenbank zugeschnitten wird. Und wenn ich das sage, muss das – ich bitte darum sich den letzten Absatz in Erinnerung zu rufen – etwas heißen. ☝️

Mithilfe dieses Artikels habe ich mich der API genähert und sie angezapft. In meinem Workflow werden die Datensätze der Reihe nach ausgelesen und in Variablen gepackt. Um sie dann mit der entsprechenden Markdown-Syntax auszeichnen zu können, erfolgt eine Abfrage des Mediums. Denn davon sind die auszugebenden Felder des Datensatzes, deren Reihenfolge sowie und deren Formatierung abhängig. Im Anschluss werden alle Datensätze noch alphabetisch nach den Autorennamen sortiert und zu guter Letzt gesammelt, als Text in den Zwischenspeicher gepackt oder als .txt-Datei gespeichert. 💁‍♂️ Zack, fertig – Literaturverzeichnis!

Der Literaturverzeichnis-Workflow: Aus der Airtable-Datenbank wird das fertige Literaturverzeichnis generiert.

Alles in allem hat mich der Workflow schon ein paar Stunden gekostet. Zeit die ich langfristig garantiert wieder reinhole, weil ich Literaturverzeichnisse nie wieder manuell formatieren muss. Außerdem habe ich mir nun einen Basis-Workflow für die Airtable-API geschaffen, auf den ich sicher noch oft aufbauen werde. Denn die Möglichkeiten der Kombination von Airtable und Workflow sind geradezu unendlich. Nicht nur für private Anwendungen, vor allem auch für Freiberufler oder kleine Unternehmen. Aus einem kleinen CRM in Airtable lassen sich leicht Auswertungen oder ein Kontaktdatenblatt für Kundentermine generieren. Projektpläne lassen sich je nach Anspruchsgruppe gezielt auslesen, als Statusinformationen aufbereiten und als PDF versenden. Es lassen sich Checklisten, Zeitpläne oder Auftragsblätter erstellen. Oder, oder, oder.


 
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Dieses Blog wird mit 💙 und WordPress betrieben. Gecodet – auf Basis von UIkit – und getextet wird ausschließlich mit einem iPad. Impressum und Datenschutz. 🏳️‍🌈

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