Hey, ich bin Oliver! Ich habe irgendwas mit Medien gelernt, lebe in Freiburg, beschäftige mich beruflich mit Energie und fahre Rad.



#projectipadonly

Filemanagement mit iOS

Von alten Gewohnheiten, großen Unterschieden und neuen Perspektiven.

People shouldn’t need to think about the file system while creating, viewing, and manipulating files. If your app works with files, downplay file handling as much as possible.

Das Zitat verdeutlicht es – Filemanagement unter iOS ist anders als alles was wir bisher von macOS, Windows oder auch Linux kannten. Es gibt keinen Finder oder Explorer, mit dem wir uns frei im Dateisystem bewegen können. In unseren bekannten Dateiorganisationsmustern zu denken, bringt uns unter iOS nicht weiter. Zumindest auf den lokalen Speicher des iPads bezogen. Gleiches gilt für das innerliche Auflehnen gegen die Limitierungen des Dateisystems. Auf die Filemanagement-Philosophie hinter iOS muss man sich einlassen. Punkt. Das mag den Einstieg nicht unbedingt leicht machen und gelegentlich wird diese Philosophie auch zur Herausforderung. Für uns professionelle Anwender, die sich unbedingt Gedanken um die Organisation ihrer Dateien machen wollen und die für eine produktive Arbeitsweise gewisse Funktionalitäten benötigen, hat Apple jedoch seit iOS 8 schon einiges getan.

Von bisherigen Dateiverwaltungsgewohnheiten mit Terabyte-großen Datenansammlungen und zusätzlichen Backups auf externen Festplatten gilt es, sich als iPad-Benutzer zu verabschieden. Mit dem Gedanken, seine Dateien einem Cloud-Dienst anzuvertrauen, sollte man sich dagegen anfreunden können. Denn um die Kontrolle über seine Dateien nicht zu verlieren und wie gewohnt Daten synchronisieren und sichern zu können, führt an der Cloud praktisch kein Weg vorbei.

Filesystem? Ich verstehe nur Bahnhof.

Schaffen wir erstmal ein paar Grundlagen. Ich bin kein Informatiker. Ich kann noch nicht mal richtig programmieren. Nichtsdestotrotz versuche ich kurz zu erklären, worin die wesentlichen Unterschiede beim Filemanagement zwischen iOS und macOS (oder auch Windows) bestehen. Ganz bewusst außer acht lasse ich dabei zunächst die jüngsten Entwicklungen, die das Filemanagement unter iOS wesentlich verändert haben.

Beginnen wir mit macOS (oder Windows, dort ist es nicht anders):

… both users and software have access to the file system. Users access the file system directly through the Finder… Apps access the file system using the system interfaces, which show the complete file system precisely as it appears on disk.

Das bedeutet, dass Benutzer und Software die gleichen Rechte haben, um auf das Dateisystem zuzugreifen und dieses zu verändern. An beliebiger Stelle des lokalen Speichers können Ordner und Unterordner angelegt werden. Darin können Dateien unterschiedlichster Typen ablegt und mit der App (dem Programm) der Wahl aufgerufen und verändert werden.

Im Kontrast dazu steht nun iOS:

To keep the system simple, users of iOS devices do not have direct access to the file system and apps are expected to follow this convention… For security purposes, an iOS app’s interactions with the file system are limited to the directories inside the app’s sandbox directory.

Auch in Ermangelung einer App wie dem Finder oder dem Explorer ist es uns Benutzern, wie bereits Eingangs erwähnt, nicht möglich auf das komplette Dateisystem zuzugreifen. Den installierten Apps ergeht es ähnlich. Änderungen dürfen sie nur innerhalb des eigenen Verzeichnisses vornehmen. Die Dateien liegen im jeweiligen Ordner der App mit der sie erstellt oder geöffnet wurden. Das Verschieben einer Datei von der einen zur anderen App ist ebenso wenig vorgesehen, wie der Zugriff mit einer App auf das Verzeichnis einer anderen. Die einzige Ausnahme bildet dabei der Bilder-Ordner, auf den wir verschiedenste Apps zugreifen lassen können.

Seit iOS 8 gibt es jedoch eine Möglichkeit, die das Filemanagement unter iOS geradezu revolutioniert hat. Also fast. Naja, sagen wir es wurde einiges besser.

Document Provider und Document Picker

Mit der Erweiterung Document Provider stellt Apple seit iOS 8 eine Möglichkeit zur Verfügung mit Apps, die diese Erweiterung implementiert haben, auf Dateien in der Cloud oder auf lokal gespeicherte Dateien in anderen Apps zuzugreifen. Ganz konkret bietet die Benutzeroberfläche der Erweiterung, der Document Picker, bis zu vier Möglichkeiten an: Dateien importieren, exportieren, öffnen oder verschieben.

Use the import and export operations to copy files into or out of your app’s sandbox.
The open and move operations provide access to files outside your app’s sandbox. These operations let users modify the documents in-place, enabling a much deeper level of sharing between apps. This approach gives users a great amount of flexibility when it comes to working with their documents. For example, it lets users create a complex workflow, where a single document is processed using multiple apps.

Das bedeutet, dass man nun auch Dateien an Ort und Stelle, wie von MacOS oder Windows gewohnt, bearbeiten kann. Also theoretisch. Denn praktisch ist es oft komplizierter. Um die vier Aktionen ausführen zu können, müssen sowohl die App mit der man arbeiten möchte (z.B. PDF Expert), als auch die App die als Document Provider agiert (z.B. Dropbox), die Aktionen implementiert haben und zulassen. Da haben wir das Dilemma. Denn Dropbox nutzt zwar zum Import und Export von Dokumenten in oder aus der Cloud den Document Picker. Dropbox stellt aber die in der Cloud gespeicherten Daten nicht allen Apps als Document Provider zur Verfügung. Wenn ich also ein PDF aus meiner Dropbox bearbeiten möchte, müsste ich mir noch immer eine lokale Kopie erstellen und diese manuell zurück in die Dropbox schieben.

Eine App-Kombination, mit der mein PDF-Workflow übrigens ganz wunderbar funktioniert, ist PDF Expert und Google Drive. PDFs lassen sich einfach über den Document Picker auswählen, in PDF Expert bearbeiten und werden automatisch zurückgespeichert.

Eine Eigenschaft des Document Pickers die mich wirklich nervt und bei der ich auf baldige Abhilfe seitens Apple hoffe, ist die Beschränkung auf nur eine einzige Datei. Möchte ich drei PDF-Dateien an eine Mail anhängen, muss ich drei mal den Document Picker bemühen und drei mal den kompletten Pfad zur Datei gehen, weil sich der entsprechende Document Provider auch nicht merkt, in welchem Ordner ich gerade war.

Ab in die Cloud

Ich hatte es eingangs schon kurz erwähnt. Wer ernsthaft und produktiv mit dem iPad arbeiten möchte, sollte mit seinen Dateien in die Cloud ziehen. Alle Dateien wie Fotos, PDFs, Word- oder Excel-Dokumente lokal auf dem iPad abzulegen, ist zwar möglich, es ergibt jedoch nur in begrenztem Maße Sinn.

Die einzige Möglichkeit, um die auf die Organisation seiner Daten in gewohnter Weise Einfluss zu nehmen, ist sich einem Cloud-Dienst anzuvertrauen. Doch auch hier sollte man wachsam sein. Bis ich etwas tiefer in mein #projectipadonly eingetaucht bin, habe ich OneDrive (1 TB) für die ausschließlich von mir genutzten Daten und Dropbox (15 GB) für Kollaborationen genutzt. Beide Dienste bzw. deren Apps und wiederum deren Integration in iOS, haben sich nun für den reinen iPad-Workflow als nicht optimale Lösung herausgestellt.


Der Document-Picker zum Dateiupload von Dropbox und OneDrive im Vergleich. Dropbox greift auf alle Document Provider zu. OneDrive dagegen nur auf die Bilder und die Microsoft-Apps.

Inzwischen überlege ich mit all meinen Daten in die iCloud oder zu Google Drive umzuziehen. Kein Dienst ist besser im System integriert als die iCloud. Jedoch bin ich kein großer Fan der iCloud Drive-App und die von den Apps angelegten Ordner sind auch in der iCloud von einander isoliert. Mit Word eine Text-Datei aus iA Writer öffnen geht also nicht. Am Google Drive stört neben dem Material Design, das einfach nicht in iOS passt, vor allem der extra Fingertipp den es grundsätzlich benötigt, um das Google-Konto auszuwählen.

Documents – der kleine Finder-/Explorer für das iPad

Paul Ciano beschreibt Documents als Schweizer Taschenmesser für das iOS Filemangement. Und hat damit vollkommen recht. Die App ist Dokumentenbetrachter, Downloadmanager, FTP-Client, Cloud-Client, Mediaplayer und Dateimanager in einem. Kurz: Die beste Alternative zum Finder/Explorer die man unter iOS finden kann und noch viel mehr.

Würde man seine Daten alle lokal auf dem iPad sammeln und nicht in Datei-Duplikaten in den verschiedenen Apps ersticken wollen, Documents wäre die beste Lösung dafür, denn die App agiert auch als Document Provider für andere Apps. Außerdem kann man Ordner automatisiert mit der Cloud synchronisieren lassen.

Dateien lassen sich wie gewohnt in Ordnern und Unterordnern verwalten, kopieren, umbenennen und sogar innerhalb der App per Drag and Drop verschieben. Mit dem integrierten Browser können beliebige Dateien aus dem Internet heruntergeladen werden (eine Funktion die man in Safari schmerzlich vermisst). Darüber hinaus bietet Documents Schnittstellen zu allen bekannten Cloud-Diensten und auch FTP-Verbindungen.

Ich nutze Documents am häufigsten als Desktop-Ersatz zur kurzen Zwischenablage und als Download-Sammlung. Dokumente, die ich geliefert bekomme oder an denen ich gerade arbeite, die aber noch keinen endgültigen Bestimmungsort haben, lagen meist einfach auf dem Desktop. Nun speichere ich sie in Documents, das spart unterwegs auch die mobile Datenverbindung, und schiebe sie später in den entsprechenden Ordner in der Cloud.

Ein etwas steiniger, aber begehbarer Weg

Verglichen mit macOS oder Windows steckt das Filemanagement unter iOS noch in den Kinderschuhen. Das auf Einfachheit und Sicherheit ausgelegte iOS mit den Ansprüchen von professionellen Anwendern in Einklang zu bringen ist sicher auch keine einfache Aufgabe. Doch Apple hat diesen Weg mit seiner iPad Pro-Serie selbst eingeschlagen und muss nun liefern und nachbessern. Meiner Meinung nach besteht aktuell auch noch großer Nachholbedarf bei vielen App-Entwicklern. Viele gehen andere (Um)Wege und nutzen nicht die iOS-eigene Erweiterung. Daher sollte Apple die Integration des Document Provider und Document Picker, vor allem im professionellen App-Bereich und bei den Cloud-Diensten forcieren, um für Kohärenz zu sorgen.

Nichtsdestotrotz lässt es sich mit dem iPad produktiv arbeiten. Selbstverständlich vorausgesetzt die Funktionalitäten von iOS und die benötigten Apps harmonieren mit den persönlichen Workflows und Bedürfnissen. Wer eine macOS- oder Windows-ähnliche Arbeitsweise erwartet, der wird mit iOS nicht glücklich werden. Auch wenn ich mir ziemlich sicher bin, das Apple bald auf die Wünsche seiner User eingehen wird. Funktionen wie Drag and Drop im Split View Modus, das Auswählen mehrerer Dateien mit dem Document Picker, eine Zwischenablage für Dateien oder die Freigabe aller Ordner im iCloud Drive werden sicher bald in iOS auftauchen. Apps wie Documents oder Workflow sorgen heute schon für adäquate Lösungen des einen oder anderen Problems.


 

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